Modelo básico de manual do expositor

Modelo básico de manual do expositor para uma Feira
Quais os itens devem constar no manual do expositor de uma feira?

Feira é uma exposição organizada de forma que as empresas de um segmento específico possam expor e demonstrar os seus novos produtos e serviços. Algumas feiras são abertas ao público, enquanto outras só podem ser freqüentadas por profissionais do setor e membros da imprensa.

É um evento com eficácia comercial, por estabelecer o contato direto entre empresa e usuário. O principal objetivo de uma feira é proporcionar contatos com os canais de comercialização.

As feiras em ambientes institucionais normalmente acompanham eventos acadêmicos e de classe, objetivando aproximar o público técnico dos interesses comerciais das empresas expositoras.

Se você for realizar uma feira é necessário e importante que elabore um Manual do Expositor para que seja disponibilizado aos expositores. O manual é elaborado visando orientar o expositor em suas ações, deveres e obrigações que deverão cumprir antes e durante sua permanência na área de exposições.

Nele devem estar contidas, informações técnicas quanto à montagem, decoração e desmontagem dos estandes, normas de funcionamento, exposição de produtos, informações administrativas e orientações gerais.

Lembramos da necessidade de planejamento para o cronograma de datas e horários de funcionamento da feira; pois os cumprimentos rígidos dos prazos e horários são importantes para atingir da melhor forma, os objetivos dos eventos promovidos pela empresa promotora.

É importante que o expositor não deixe de dar conhecimento à montadora/decoradora de seu estande, do conteúdo do Manual/Regulamento.

Alguns itens para elaboração de seu manual:

1. INFORMAÇÕES DO EVENTO

• O Evento
• Objetivo
• Local
• Localização
• Layout
• Datas e horários
• Comunicações e correspondências
• Montadora oficial
• Setores envolvidos
• Custo da feira
• Exposição de logomarca
• Decoração do estande
• Datas e horários de funcionamento
• Período de montagem
• Abastecimento dos stands
• Período de realização
• Período de desmontagem
• Observações

2. NORMAS GERAIS DO EVENTO

• Normas do horário de funcionamento
• Limites de operação
• Danos causados ao pavilhão
• Demonstração de equipamentos
• Distribuição de brindes
• Participação de outras empresas
• Visitação
• Distribuição de convites
• Credenciamento
• Segurança
• Estacionamento
• Materiais
• Entrada de materiais
• Retirada de materiais
• Desmontagem dos stands
• Seguro
• Serviços de infra-estrutura
• Energia elétrica
• Hidráulica
• Telefonia
• Limpeza
• Normas de segurança
• Instalações especiais
• Extintores de incêndio
• Materiais perigosos
• Equipamentos de proteção individual
• Trabalho em estrutura alta
• Normas legais
• Responsabilidade
• Direitos autorais
• Taxas e licenças
• Ambulância / Pronto Socorro
• Contratação de serviços temporários
• Trabalho de menores
• Música ambiente
• Circulares
• Credenciamento do expositor
• Credenciamento de funcionários do expositor
• Credenciamento da equipe de segurança e limpeza
• Credenciamento da montadora
• Termo de responsabilidade de montagem
• Ficha de entrada e saída de materiais
• Solicitação de crachás
• Disposições gerais
• Realização
• Áreas do local de realização
• Localização das áreas de exposição
• Sonorização
• Sinalização
• Alterações de área
• Transferência de direitos
• Cancelamento da participação
• Casos omissos
• Foro

Veja também outros tipos de eventos:

http://nucleodeeventosjoinville.blogspot.com/2010/03/tipos-de-eventos.html

NÚCLEO DE EVENTOS JOINVILLE

Assessoria | Cerimonial

JEAN DA SILVA MARTINS

Tecnólogo em Eventos

CRA/SC Nº 6-00116