Fases de um evento

CONCEPÇÃO

A concepção e planejamento de um evento deverão ser precedidos de estudo de viabilidade para análise das condições e capacidade da entidade promotora para sua realização.

O planejamento “é um processo administrativo que visa determinar a direção a ser seguida para alcançar um resultado desejado” (LACOMBE, 2003, p. 162).

O planejamento é uma ferramenta administrativa, que possibilita perceber a realidade, avaliar os caminhos, construir um referencial futuro, estruturando o trâmite adequado e reavaliar todo o processo a que o planejamento se destina.

Algumas de nossas ações necessitam de planejamento, mas muitas não. Em nossas atividades diárias, estamos sempre agindo, e antecipamos os resultados de nossas ações, mesmo que não estejamos completamente cientes dessa antecipação. Mas agimos com muito mais freqüência do que planejamos, explicitamente, nossas ações: poucas vezes temos consciência de estarmos executando um processo de deliberação antes da ação. Assim que tomamos conhecimento de uma ação, ou quando executamos comportamentos bem treinados para os quais possuímos planos previamente armazenados, ou quando o curso de uma ação pode ser livremente adaptado enquanto ela estiver sendo executada, então, geralmente agimos e adaptamos nossas ações sem planejá-las explicitamente.

Meirelles (1999, p. 37) considera o planejamento um “fator fundamental ao desenvolvimento de qualquer atividade e, de modo especial, para a organização de eventos, permitindo a racionalização das atividades, o gerenciamento dos recursos disponíveis e a implantação do projeto”.

PRÉ-EVENTO

É a fase essencial do evento, onde haverá a definição do projeto, o planejamento e o cronograma de todas as atividades, bem como o detalhamento de receitas e despesas esperadas.

EVENTO

Se a primeira fase for bem feita, a realização do evento tem grande possibilidade de ser um sucesso, pois haverá uma boa base para que a organização da estrutura operacional do evento possa acontecer sem grandes problemas. Nesta fase, há a montagem do evento no local escolhido e a operacionalização do atendimento ao público-alvo; ou seja, a execução.

PÓS-EVENTO

Caracteriza-se pela desmontagem de toda a estrutura montada na fase anterior, dos acertos financeiros e dos pagamentos dos fornecedores. Devolver todos os materiais e equipamentos utilizados; e realizar os relatórios referentes aos processos administrativos e de desempenho do evento. Nesta fase é realizada a avaliação e o fechamento do evento.

Enfim, planejar o evento "é ganhar agilidade no desempenho das fases acima citadas, é melhorar a eficiência na execução das tarefas, é mensurar com mais observância os resultados e ter referências para avaliá-los" (MARTIN, 2003, p. 73).

MARTIN, Vanessa. Manual Prático de Eventos. São Paulo: Atlas, 2003

Jean Martins
Parte Integrante do Manual do Núcleo de Eventos
Setembro de 2007