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Formatura: O sonho da grande festa pode se transformar em pesadelo e frustração

Amigo formando!

Quando se fala em formatura, para alguns é simplesmente mais uma etapa da vida; mas para muitos em sua grande maioria é a conquista, o coroamento de muitas dificuldades, desafios e de muita dedicação e esforço; que aliás é um sentimento que sempre falo, que os 2, 3 ou 4 anos de estudos é evidenciado em mais o menos 20 passos no momento da outorga de grau; pois iniciando a solenidade vem a ansiedade, o nervosismo e até mesmo a alegria e a emoção contida, até que ao ficar de pé e ser chamado pelo mestre de cerimônia, os 20 passos até receber a outorga do grau, é o momento em que cai a ficha, em que os anos de estudo passam rapidamente por nossa mente, como em um flash de luz, transformando em alegria e emoção todos os sentimentos vividos no período; momento este, que se torna realidade após a outorga do grau e o recebimento do canudo, em que muitos ficam contidos em sua emoção e outros explodem de alegria e felicidade.

É claro, após a solenidade vem o grandioso e esperado baile de formatura, em que da mesma forma, da solenidade de colação de grau, o baile também é um evento; que deve ser idealizado e muito bem planejado, seja na escolha da organizadora, da banda, da decoração, e de outros serviços que compõe o evento; para que as expectativas de vocês e de seus convidados sejam superadas, e que o momento especial fique eternamente guardado no coração de todos.

Muitas vezes quando se está representando a turma em comissões de formatura, tem-se a responsabilidade de transformar sonhos em realidade, mas para isso é necessário e muito importante que as comissões de formatura procurem verificar os eventos já realizados pelas empresas; se possível coletar informações junto a pessoas que já contrataram a prestação de serviços da empresa; analisar detalhadamente o contrato antes de assiná-lo e buscar referências com profissionais da área.

Para mostrar-lhes de forma real as consequências na falta de qualquer item na investigação de qual empresa organizará sua formatura ou seu tão esperado baile; confira uma das reportagens do Programa Fantástico da Rede Globo do dia 6/fev./2011 em que uma empresa dá calote em formandos, em baile de formatura.
Veja as denúncias e fique atento as dicas para que sua turma também não tenha o sonho da grande festa transformado em pesadelo e frustração.

 

Fonte: http://fantastico.globo.com/Jornalismo/FANT/0,,MUL1646198-15605,00.html

Mais dicas você também encontra em:

http://nucleodeeventosjoinville.blogspot.com/2010/10/sua-formatura.html

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JEAN DA SILVA MARTINS

Tecnólogo em Eventos

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Dica de livros da área de eventos

Amigo visitante, a seguir dica de alguns livros da área de eventos que contribuirão na concepção e operacionalização de seus eventos. Estes livros abordam diversos segmentos da área de eventos, em que descrevem e ilustram o que é um evento e todas as atividades que o contemplam.

Os livros estão disponíveis em livrarias de sua cidade ou em diversos sites especializados.

Escolha o seu, adquire-o e tenha uma ótima leitura!

Organização de Eventos: Procedimentos e Técnicas
(MATIAS, 2010)

Organização de Eventos: Teoria e Prática
(GIACAGLIA, 2003)

Gestão de Eventos em Lazer e Turismo
(WATT, 2004)

  

Manual de Eventos (ANDRADE, 2008)

 

Gestão Estratégica de Eventos
(GIACAGLIA, 2010)

 


Organização de Eventos

(MATIAS, 2002)

  

Eventos e Cerimonial: simplificando ações

(BETTEGA, 2006)

    

Organização de eventos

(CESCA, 2008)



Organização de Eventos: da idéia à realidade

(ZITTA, 2007)

  


Guia do Cerimonial: do trivial ao formal

(GOMES, 2007)



Eventos: seu negócio, seu sucesso
(MEIRELLES, 2003)



Protocolo, Cerimonial e Etiqueta em eventos

(SALGADO, 2010)



Como fazer apresentações em

eventos acadêmicos e empresarias

(NÓBREGA, 2010)



Manual Prático de Eventos
(MARTIN, 2003)



Manual de Organização de Eventos

(ZANELLA, 2008)

Modelo básico de manual do expositor

Modelo básico de manual do expositor para uma Feira
Quais os itens devem constar no manual do expositor de uma feira?

Feira é uma exposição organizada de forma que as empresas de um segmento específico possam expor e demonstrar os seus novos produtos e serviços. Algumas feiras são abertas ao público, enquanto outras só podem ser freqüentadas por profissionais do setor e membros da imprensa.

É um evento com eficácia comercial, por estabelecer o contato direto entre empresa e usuário. O principal objetivo de uma feira é proporcionar contatos com os canais de comercialização.

As feiras em ambientes institucionais normalmente acompanham eventos acadêmicos e de classe, objetivando aproximar o público técnico dos interesses comerciais das empresas expositoras.

Se você for realizar uma feira é necessário e importante que elabore um Manual do Expositor para que seja disponibilizado aos expositores. O manual é elaborado visando orientar o expositor em suas ações, deveres e obrigações que deverão cumprir antes e durante sua permanência na área de exposições.

Nele devem estar contidas, informações técnicas quanto à montagem, decoração e desmontagem dos estandes, normas de funcionamento, exposição de produtos, informações administrativas e orientações gerais.

Lembramos da necessidade de planejamento para o cronograma de datas e horários de funcionamento da feira; pois os cumprimentos rígidos dos prazos e horários são importantes para atingir da melhor forma, os objetivos dos eventos promovidos pela empresa promotora.

É importante que o expositor não deixe de dar conhecimento à montadora/decoradora de seu estande, do conteúdo do Manual/Regulamento.

Alguns itens para elaboração de seu manual:

1. INFORMAÇÕES DO EVENTO

• O Evento
• Objetivo
• Local
• Localização
• Layout
• Datas e horários
• Comunicações e correspondências
• Montadora oficial
• Setores envolvidos
• Custo da feira
• Exposição de logomarca
• Decoração do estande
• Datas e horários de funcionamento
• Período de montagem
• Abastecimento dos stands
• Período de realização
• Período de desmontagem
• Observações

2. NORMAS GERAIS DO EVENTO

• Normas do horário de funcionamento
• Limites de operação
• Danos causados ao pavilhão
• Demonstração de equipamentos
• Distribuição de brindes
• Participação de outras empresas
• Visitação
• Distribuição de convites
• Credenciamento
• Segurança
• Estacionamento
• Materiais
• Entrada de materiais
• Retirada de materiais
• Desmontagem dos stands
• Seguro
• Serviços de infra-estrutura
• Energia elétrica
• Hidráulica
• Telefonia
• Limpeza
• Normas de segurança
• Instalações especiais
• Extintores de incêndio
• Materiais perigosos
• Equipamentos de proteção individual
• Trabalho em estrutura alta
• Normas legais
• Responsabilidade
• Direitos autorais
• Taxas e licenças
• Ambulância / Pronto Socorro
• Contratação de serviços temporários
• Trabalho de menores
• Música ambiente
• Circulares
• Credenciamento do expositor
• Credenciamento de funcionários do expositor
• Credenciamento da equipe de segurança e limpeza
• Credenciamento da montadora
• Termo de responsabilidade de montagem
• Ficha de entrada e saída de materiais
• Solicitação de crachás
• Disposições gerais
• Realização
• Áreas do local de realização
• Localização das áreas de exposição
• Sonorização
• Sinalização
• Alterações de área
• Transferência de direitos
• Cancelamento da participação
• Casos omissos
• Foro

Veja também outros tipos de eventos:

http://nucleodeeventosjoinville.blogspot.com/2010/03/tipos-de-eventos.html

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Projeto básico para evento

Projeto básico para evento
Como fazê-lo?

Ao querer desenvolver um evento, muitos se perguntam, como começar? Muitas vezes nós idealizamos o evento, mas ao mesmo tempo temos dificuldade em escrevê-lo; nesse momento é relevante saber que a concepção e planejamento de um evento deverão ser precedidos de estudo de viabilidade para análise das condições e capacidade da entidade promotora para sua realização.

Lacombe (2003, p. 162) define planejamento como “um processo administrativo que visa determinar a direção a ser seguida para alcançar um resultado desejado”.

Meirelles (1999, p. 37) considera o planejamento um “fator fundamental ao desenvolvimento de qualquer atividade e, de modo especial, para a organização de eventos, permitindo a racionalização das atividades, o gerenciamento dos recursos disponíveis e a implantação do projeto”.

Portanto, podemos dizer que o planejamento é uma ferramenta administrativa, que possibilita perceber a realidade, avaliar os caminhos, construir um referencial futuro, estruturando o trâmite adequado e reavaliar todo o processo a que o planejamento se destina.

Embora a concepção e o planejamento sejam essenciais para execução de um evento, é necessário que a pessoa responsável pelo projeto do evento tenha conhecimento de como escrevê-lo. Dessa forma, para ajudá-lo a elaborar o projeto de evento, em que podemos definir como um resumo da idéia do evento, colocando no papel tudo o que é necessário para o desenvolvimento das atividades de um evento; na sequência um modelo básico de projeto para que você possa adequar ao seu evento.

1. EVENTO

• Empresa promotora
• Empresa organizadora
• Cidade-sede
• Local do evento
• Tema
• Objetivo geral e específicos
• Justificativa
• Público-alvo
• Número previsto de participantes
• Descrição do evento
• Período de realização do evento
• Inscrições e informações
• Recursos necessários: Humanos, Materiais, Divulgação, Audiovisuais etc.
• Instalações
• Serviços: Logística, Hospedagem, Alimentação, Sonorização, Decoração, Estacionamento, Segurança, Limpeza, Foto e Filmagem etc.)
• Demais serviços
• Infra-estrutura
• Divulgação interna e externa
• Previsão orçamentária
• Cronograma
• Resultados esperados
• Pós-evento

Se a primeira fase for bem feita, a realização do evento tem grande possibilidade de ser um sucesso, pois haverá uma boa base para que a organização da estrutura operacional do evento possa acontecer sem grandes problemas.

Veja também alguns tipos de eventos:

http://nucleodeeventosjoinville.blogspot.com/2010/03/tipos-de-eventos.html

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Briefing básico para seu evento

Briefing básico para seu evento
Um modelo para adaptar à necessidade de seu cliente

O briefing é um conjunto de informações, cuja coleta de dados se dá por meio de uma entrevista detalhada com seu cliente, para melhor compreender o que ele realmente deseja e ao mesmo tempo propor alternativas que atendam as suas necessidades; sendo uma etapa importante para o desenvolvimento de um evento ou de uma atividade a ser realizada.

A seguir um modelo básico que você poderá adaptar ao tipo de evento que seu cliente pretende realizar:  

MODELO BÁSICO

1. EVENTO
Título:
Objetivo principal do evento:
Qual a tipologia do evento?
Há tema definido? (   ) sim - qual? (   ) não

2. PÚBLICO-ALVO
Quem?
Perfil do público-alvo:
Qual a instituição/empresa?
Qual o curso/setor?
Número estimado de participantes diretos e indiretos:

3. PERÍODO
Data: ____/____/____ (                                 ) Horário: ____ às ____
Existe um local determinado para o evento? (   ) sim - onde? (   ) não

4. PROGRAMA
Existe um programa/roteiro do evento? (   ) sim (   ) não
Qual e quem é o responsável?

5. HOSPEDAGEM
Inclui hospedagem? (   ) sim (   ) não
Qual a categoria dos hotéis a serem utilizados?

6. TRANSPORTE
Qual o meio de transporte que será utilizado para esse evento?
Existe empresa transportadora oficial do evento? (   ) sim - qual? (   ) não

7. VERBA
Existe verba prevista? (   ) sim (   ) não
Qual o valor estimado?

8. CONVIDADOS E AUTORIDADES
Quem são os convidados e autoridades?
Qual o diferencial de serviços e as honras que são oferecidas a eles?

9. IDIOMA
Qual o idioma oficial do evento?
(   ) Português (   ) Espanhol (   ) Inglês (   ) outro:

10. DIVULGAÇÃO
Como será feita a divulgação?
Quais veículos de comunicação serão utilizados?
Existe logotipo do evento? (   ) sim (   ) não
Criar material de divulgação de acordo com o tema e utilizar o logotipo e cores especiais.

11. RECURSOS HUMANOS
Quantidade:
Com que qualificação?
Para esse evento, haverá a contratação de outros prestadores de serviços?

12. SERVIÇOS
Quais serviços serão necessários?
(   ) coffee break - sugestão:
(   ) buffet para almoço/jantar - sugestão:
(   ) decoração (tampão de mesa, toalha, sobre toalha, arranjo de mesa, cenário etc.)
(   ) musical (banda, dj etc)
(   ) sonorização
(   ) serviços gráficos (convites)
(   ) assistência médica hospitalar
(   ) assessoria de imprensa
(   ) filmagem
(   ) fotografia
(   ) audiovisuais
(   ) iluminação
(   ) becas
(   ) recepcionistas
(   ) mestre de cerimônia
(   ) seguranças
(   ) taxas (ECAD, Polícia Civil e Militar, Bombeiro, Vigilância Sanitária, Fundema etc.)
(   ) tradução simultânea
(   ) outros - especificar:

13. COMISSÃO ORGANIZADORA
Existe uma comissão organizadora? (   ) sim (   ) não
Quem são os contatos?

14. EM CASO DE FORMATURA, VOCÊ PODE AINDA ACRESCENTAR INFORMAÇÕES SOBRE O ROTEIRO
Será quantos membros na mesa de honra?
Quem são?
Representante da Reitoria:
Paraninfo:
Patrono:
Nome de Turma:
Homenageado:
Amigo de Turma:
Os membros da mesa saem da(os) (   ) 1ª fileira (   ) fundos, para compor a mesa
Não há requerimento de grau? (   ) sim - quem fará: ___________ (   ) não
Da abertura oficial ao hino nacional, a mesa e formandos: (   ) sentam (   ) ficam de pé
A outorga é realizada apenas para: (   ) 1 ou 2 formandos representando-os (   ) p/ todos
O capelo é colocado em que momento?
Quem faz a entrega do diploma simbólico? (   ) paraninfo (   ) patrono (   ) outro:
Cumprimenta-se: (   ) apenas o Presidente da mesa e Paraninfo (   ) todos da mesa
Após a outorga de grau é realizada assinatura da ata? (   ) sim (   ) não - em que momento?
A leitura do livro ata é realizado após a outorga? (   ) sim – quem faz? (   ) não - em que momento?
Quem discursará? (   ) orador (   ) paraninfo (   ) patrono (   ) outro:
Quantas homenagens serão realizadas? _____ / Para quem/quem fará/o que será?
- Deus, Familiares, Pais etc./________________/Leitura de Texto
- Patrono/______________________________/Flor ou Placa
- Paraninfo/_____________________________/Flor ou Placa
- Outros:

DEMAIS OBSERVAÇÕES (destaque outras informações que julgar relevante para seu evento)

Mais dicas você também encontra em:

http://nucleodeeventosjoinville.blogspot.com/search/label/Evento

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Sua formatura

Solenidade de Formatura
Você formando já conhece o processo para se organizar uma?

Amigo Formando!

Quando se está em uma cadeira estudantil, a gente logo pensa em se formar e conquistar um espaço no mercado de trabalho; mas é claro que estas conquistas são projetos onde há muito planejamento e muita dedicação para tal objetivo.

Da mesma forma, é um evento ou sua própria formatura; ele deve ser idealizado e muito bem planejado, para que as expectativas de vocês e de seus convidados sejam superadas, e que o momento especial fique eternamente guardado no coração de todos.

Antes de pensar em formatura, você deve entender em como inicia o processo de sua formatura, para se chegar a solenidade de outorga do grau. É ideal que você faça parte de sua comissão de formatura ou possa contribuir com a comissão em informações e dicas que você tenha conhecimento; é claro de forma legal e transparente.

A partir de agora iremos tratar sobre este assunto em quatro fases - concepção | pré-evento | evento | pós-evento.

CONCEPÇÃO

A turma quando pensa em formatura, logo fala em constituir a comissão de formatura, mas lembre-se o ideal é que a comissão seja escolhida em votação em que todos da turma participem, de forma secreta ou não. A partir da escolha dos membros que irão representar a turma, se dará o início do processo de formatura. Após a escolha, deve-se elaborar o Estatuto de Formatura a qual regulamentará todas as ações da comissão de formatura e de seus cargos (presidente, vice-presidente, secretário, vice-secretário, tesoureiro 1, tesoureiro 2 e conselheiros), bem como as obrigações e deveres de todos os alunos da turma e da própria comissão. É importante que o estatuto seja registrado em cartório para dar legitimidade ao documento e às decisões tomadas em assembléia.

Portanto, após a eleição para comissão de formatura, definição de cargos e funções, e elaboração do estatuto, deve-se a cada reunião realizada seja para definir algo ou até mesmo dar algum comunicado, redigir a ata que deve ser assinada pelos presentes (compre um livro ata e faça deste o livro de registros de tudo que se fala e que se decide). Inclusive registre a forma que foi feita a eleição e até mesmo como foi escolhido os cargos e sua funções. Com o livro ata em mãos e com os registros de tudo o que foi tratado em cada reunião, ninguém poderá dizer que não sabia ou que ninguém o informou.

Com essas definições já estabelecidas, procure o departamento de sua unidade educacional que é responsável por formaturas; é ele que dará suporte em questões relacionadas a instituição, assim como data ou período específico para o ato, protocolo a ser seguido entre outras informações pertinentes a instituição e a colação de grau.

Com essa fase inicial já bem definida (comissão de formatura estabelecida, estatuto elaborado e o conhecimento da importância da ata em cada reunião), vamos dar sequência em como escolher as empresas que farão parte de seu evento.

PRÉ-EVENTO

No primeiro momento, procure saber quais as empresas organizadoras atuam em sua cidade ou região, você depende dessa pesquisa para melhor escolher a empresa que irá organizar seu evento. É importante que a comissão de formatura, após a pesquisa do nome das empresas, procure visitar os eventos organizados por ela ou até mesmo conversar com comissões de formatura que contrataram os serviços dela para obter detalhes de como procede a tal empresa pesquisada. Procure verificar se a empresa é realmente constituída e qual sua credibilidade no mercado. Se atente a esse detalhe, muitos falam mal da empresa sem ao menos saber o que gerou o problema que ela comenta. É mais fácil falar da empresa que não está para se defender do que assumir seus prórpios erros. Por isso a importância da procedência da informação.

Lembro, que a empresa escolhida lhe acompanhará até o dia de sua formatura. Por isso faça a melhor escolha, e esta escolha cabe a comissão de formatura e a turma tomar. Essa decisão não é nem da instituição em que vocês estudam e nem mesmo dos seus professores, isso cabe a comissão; pois quem vai pagar toda a conta é vocês formandos, salvo é claro quando a instituição estabelece, data, hora, local, empresa e os outros serviços, e neste caso se a instituição de ensino for arcar com as despesas; caso contrário a decisão da empresa a organizar cabe aos formandos.

Feito isso, é importante e se faz necessário que você saiba que formatura é um evento, e ele é composto de serviços em que estão envolvidos outras empresas terceirizadas e muitos profissionais em cada área específica. Mas que também merece um cuidado especial na hora da contratação. Muitas vezes as empresas buscam inserir em seu orçamento todos os serviços que compõem o evento, mas a comissão pode optar em contratar separadamente ou permanecer como está, inclusive solicite os orçamentos com detalhes no que vocês estarão pagando. Um exemplo: a comissão pode contratar a banda que vai tocar em seu baile, locar as becas em empresas especializadas, fazer os convites em empresas próprias para este serviço ou até mesmo contratar o mestre de cerimônia que desejar entre outros serviços. Não deixe que empresas tornem o orçamento rígido e sim que você cliente possa optar pela flexibilidade, caso deseje.

Se você já chegou até aqui, e definiu membros da comissão, elaborou estatuto e constantemente registra em ata as reuniões e comunicados à turma, procurou a unidade de ensino para verificar sobre os procedimentos protocolares da solenidade, definiu o dia/mês/ano do evento e fez sua melhor escolha na empresa organizadora; você deve definir prazos. Como assim? Com a data já definida para o evento, você deve elaborar um cronograma para rigorosamente seguir, se enquadrando no tempo de seus estudos - 2, 3 ou 4 anos, assim como: se o curso é de 2 anos = 4 semestres, e antecedendo a data da formatura, 30 dias no mínimo os convites devem estar na mão de todos os alunos; no 3º semestre deve ser definido a empresa responsável pelos convites, para que antes do término do mesmo semestre seja tirada as fotos do convite (lembro, mesmo os que não forem realizar a colação por quaisquer motivos pessoais, é importante que também esteja nas fotos, até porque depois de ele mesmo se vê na elaboração do convite, acaba sendo motivador para que ele possa mudar de idéia), nessa fase é importante que além dos comunicados e informações sobre o evento, esteja claro para todos os formandos qual o traje do baile que os convidados poderão trajar, este é um dos itens que mais problema dá, caso a comissão não deixe claro para turma - até porque o traje também deve estar definido para inserção no convite do baile, e o que a comissão estabelecer a empresa acatará, por isso deixem claro para todos; no 2º semestre deve ser definido o local, banda e demais serviços e os detalhes do evento, bem como arrecadação de diversos tipos para fins de ajudar na formatura (rifas em datas especiais, eventos etc.). É bacana também, realizar confraternizações entre a turma, como festas, churrascos entre outros, e convidar a empresa organizadora para realizar a cobertura com fotos e vídeo, para a montagem do clip da turma (é claro se a cobertura de evento estiver incluso no contrato de prestação de serviço).

Ao contratar todos os serviços e estar com o livro ata em dia com todas as anotações, arquive todos os contratos que vier a assinar (organização, decoração, banda, convite, beca, mestre de cerimônia, ambulância, segurança etc.) e até mesmo as cópias de taxas e álvaras dos órgãos competentes, bem como cópia da guia do ECAD (Direito Autoral). É importante que os formandos estejam cientes do que estão pagando, até mesmo porque o valor total do evento está sendo pago pela turma toda (em parcelas definida pela comissão e acordado pelos demais alunos) e para que o sonhado e planejado dia de muito esforço e dedicação de todos, esteja sendo transformado em um evento imensurável pela importância, beleza e emoção.

Portanto, não deixe para tomar decisões no último semestre, deixe este somente para ajustes; lembre-se que ao término do curso vem o trabalho final em que todos tem seu desgaste pessoal, então o quanto antes escolher e melhor decidir se alinhando as necessidades e possibilidades da turma e dentro de seu cronograma, mais belo ficará o evento e menor será o estress próximo dele. Todo esforço valerá a pena!

EVENTO

Após o ensaio descontraído quatro dias antes, é chegado o grande dia; dia em que a ansiedade toma conta de todos envolvidos direta ou indiretamente, mas que é um momento que ficará marcado na história de vida de cada um. Nesse dia os formandos devem chegar ao local do evento 2 (duas) horas antecedendo o horário oficial, para ajustes finais na beca, assinatura de ata da instituição, fotos, conferência de nomes e presenças, entre outros detalhes.

É importante que na colação todos os formandos estejam de calça preta, camiseta básica de preferência preta e sapato preto, para que não tenha contraste por baixo da beca. As mulheres devem fazer um penteado simples para que não atrapalhe na utilização do capelo, sendo que após a outorga do grau o capelo permanecerá na cabeça até o término da colação.

Este dia estará repleto de amigos, familiares e muita emoção, por isso você será o centro das atenções e faça desse momento, um momento único e mágico; no momento em que seu nome for anunciado, num passe de mágica passará em sua mente todos os momentos bons e ruins de seu período escolar, mas saberá o quanto tudo valeu a pena. Quem já se formou algum dia, conhece este sentimento e com certeza tem muita saudade deste grande dia!

É seu dia, celebre, comemore e estravasse em seu baile de formatura, é apenas o fechamento de um ciclo em sua vida. Muitos ainda virão e todos devem ser aproveitados com a mesma energia e intensidade.

PÓS-EVENTO

Nesta fase após a realização do seu grande dia, procure além de arquivar os documentos relativos a contratação das empresas, procure também agradecer se julgar importante a empresa, e a todos os alunos da turma que de alguma forma contribuíram para a conquista pessoal da turma; e também procure à instituição de ensino para requerer deu diploma, ao contrário do que muitos pensam o que é entregue no ato da colação é um certificado que o formando colou grau naquele dia, e que temporariamente é aceito para alguns fins até o diploma oficial ser emitido. Em algumas instituições (verifique o procedimento em sua instituição) é necessário que o aluno vá pessoalmente requerer o diploma, e que alguns casos demora meses até estar pronto, isso acontece porque no caso de faculdades é necessário enviar os diplomas à Universidades para registro do mesmo.

Espero que eu tenha contribuído para melhor planejar sua formatura.
O planejamento e a comunicação transparente entre todos os envolvidos com sua formatura, fará do evento um belíssimo e tranquilo espetáculo. Boa sorte!

 Mais dicas você também encontra em: 

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Dicas para sua formatura

COLAÇÃO DE GRAU

A Colação de Grau é uma das mais importantes e tradicionais cerimônias acadêmicas. É um ato oficial - realizado, via de regra, em sessão solene e pública - de outorga de grau aos alunos que concluíram curso superior de graduação.

Um dos tipos mais comuns e utilizados é a colação solene (é realizado com veste talar (toga ou beca) e com a presença de autoridades da instituição, um patrono, paraninfo, homenageados (professores e funcionários) e orador; local escolhido pelos formandos; data e horário conforme calendário estabelecido pela instituição); ou a colação simples/gabinete (é realizada em local, data e horário estabelecido pela instituição). Não é utilizada veste talar e não são indicados patronos, paraninfos, homenageados e oradores; apenas o juramentista.
Cada unidade de ensino tem regras específicas para cada caso exposto, assim como o manual de formatura que rege o protocolo da instituição.

COMISSÃO DE FORMATURA

É constituída por acadêmicos eleitos dentre os formandos. Caso a cerimônia envolva mais de um curso ou turno, a comissão de formatura deverá ter representantes de cada curso ou de cada turno. A comissão de formatura representa os formandos perante a instituição e tem por finalidade organizar a cerimônia solene de colação de grau e realizar todos os procedimentos necessários à organização das festividades relativas à comemoração de formatura cumprindo integralmente as determinações estabelecidas pela instituição referentes à cerimônia.
Abaixo algumas das atribuições da comissão:
- Organizar a constituição das turmas para a cerimônia de formatura observando as normas da instituição;
- Protocolar requerimento de data junto à secretaria geral ou a outro departamento responsável. Nesse requerimento deverá conter a identificação da comissão; tipo de cerimônia; curso(s) e turma(s); proposta de data (conforme calendário disponível na instituição); local e horário da cerimônia; identificação da empresa contratada ou a contratar e número provável de formandos;

- Apresentar à instituição, para a apreciação, a escolha do patrono e paraninfo e demais homenageados antes de convidá-los oficialmente; para obter a aprovação da proposta;
- Convidar os integrantes da mesa de honra, patrono, paraninfo, nome de turma, professores e funcionários que serão homenageados;
- Comparecer as reuniões de planejamento do cerimonial marcadas pela instituição;
- Responder pelos compromissos assumidos pela própria comissão;
- Cumprir integralmente as determinações estabelecidas pela instituição acerca do protocolo de cerimonial de formatura.

DURANTE A CERIMÔNIA SOLENE

O roteiro para a cerimônia solene de colação de grau é de responsabilidade da instituição, salvo os casos que a empresa contratada elabora o mesmo cumprindo todas as normas protocolares da instituição, sendo que cada unidade de ensino possui suas próprias regras para o ato.
Abaixo algumas orientações que fazem parte da solenidade:

Mestre de Cerimônias: é o profissional quem conduz o evento, que faz a locução da solenidade; ele fará a leitura do roteiro seguindo as normas protocolares da instituição. A escolha e contratação do profissional ficam a critério das comissões de formatura.

Composição da mesa de honra: a mesa de honra é formada por autoridades acadêmicas da instituição, pelo patrono e paraninfo(s). O presidente da mesa sempre será o Reitor em caso de Universidade, e o Diretor Geral em caso de Faculdade; sendo que na impossibilidade do mesmo comparecer a cerimônia, indicará uma das demais autoridades acadêmicas para presidir os trabalhos. Se alguma autoridade estiver impedida de participar da cerimônia, indicará um representante. As autoridades relacionadas para a composição deverão ser nomeadas conforme a ordem geral de precedência; ou seja, da maior para a menor conforme protocolo da unidade de ensino, sendo que no momento de discursos segue a ordem inversa para uso da palavra.

Homenageados: professores e/ou funcionários da instituição, poderão já estar acomodados em seus lugares reservados na platéia antes de iniciar a cerimônia.

Entrada dos formandos: os formandos poderão entrar sozinhos ou acompanhados pelo nome de turma, que poderá ser um docente da instituição ou personalidade da comunidade. A entrada é anunciada pelo Mestre de Cerimônias e realizada por curso. Em alguns casos os formandos somente tomarão assento após a abertura da solenidade proferida pelo presidente da sessão e execução do Hino Nacional.

Hino Nacional: o Mestre de Cerimônias convidará todos os presentes para ficarem de pé para execução do Hino Nacional Brasileiro. Nos casos de simples execução instrumental, tocar-se-á a música integralmente, mas sem repetição, já nos casos de execução vocal, serão cantadas as duas partes do poema. Ao ser executado, os civis devem estar de pé e com a cabeça descoberta, em silêncio, mantendo uma postura formal em sinal de respeito (LEI nº 5.700 de 01/09/1971).

Requerimento do grau: as turmas de cada curso elegerão um representante que ficará responsável por requerer a colação ao(à) Presidente da mesa, representando assim todos os formandos.

Juramento: as turmas de cada curso elegerão o formando que prestará o juramento. O juramentista é responsável pela condução do juramento e posicionar-se-á junto à tribuna e pedirá aos formandos do curso que se posicionem em pé e com a mão direita estendida. Em seguida fará a leitura do juramento pausadamente que deverá ser repetido pelos formandos do curso. O juramento é realizado por curso (se for o caso), devendo ser solicitado à instituição de ensino o juramento de seu curso.

Discurso do orador da turma: o orador é escolhido dentre os formandos. O discurso é elaborado pelo orador com auxílio da comissão de formatura e deve ser submetido à apreciação da instituição. Caso haja alguma parte que de alguma forma constranja tanto os formandos quanto a instituição será tirado do discurso, assim como textos copiados na íntegra, da internet, livros ou outros (considerado plágio). A partir do momento que o orador citar algo que não for de sua autoria, deverá fazer referência ao autor. O orador dos formandos ao iniciar seu discurso saudará as autoridades presentes à mesa de honra, referindo-se ao presidente da mesa pelo nome e aos demais membros apenas agradecer a presença.

Homenagens: as homenagens, quando houver, deverão ser escolhidos representantes de cada turma para a leitura ou entrega das homenagens. Poderão ser homenageados: Patrono (único para todos os cursos ou turmas); Paraninfo (pode ser único para todos os cursos ou um para cada curso); Nome de turma (um para cada curso - este homenageado poderá sentar-se junto aos formandos ou ocupará a fileira de honra destinada aos convidados especiais, ficando a critério dos formandos); Professores e Funcionários da instituição (permanecem junto à platéia, porém em lugares reservados). Os homenageados docentes e/ou técnico-administrativos são pessoas da faculdade, ou relacionadas a ela, que nas transações acadêmicas e administrativas durante o curso mereceram o reconhecimento e gratidão da turma como um todo. São escolhidos por unanimidade ou eleição direta. As homenagens a Deus, aos mestres, aos amigos, a quem amamos e aos pais podem ser realizadas leituras de texto para cada homenageado ou interpretação de artistas, destacando as homenagens, sendo que a última deverá sempre ser aos pais devido à entrega de flores ou lembranças por parte dos formandos.

Traje dos formandos na colação de grau: na cerimônia solene de colação de grau, todos os formandos deverão trajar beca na cor preta, faixa na cintura na cor do curso (verificar a cor da faixa correspondente ao seu curso), e capelo, que é colocado na cabeça após o recebimento da outorga de grau. Todos os alunos deverão seguir um padrão de vestimenta, utilizada abaixo da beca; homens e mulheres deverão estar usando sapatos pretos fechados e meias pretas; utilizando também de preferência calça comprida preta. A blusa deverá ser básica, não ultrapassando o limite da beca.

Proibições: aos formandos fica vedado a projeção de vídeos, filmes, jogos de luzes ou qualquer outro recurso de natureza cênica que prejudique o ato de outorga de grau, sob pena de cancelamento da mesma. A responsabilidade é total das empresas contratadas para realizarem o evento, ficando antiético da parte dos formandos contratarem outros profissionais ou até mesmo familiares para tirarem fotos ou filmarem o evento. O Presidente da mesa suspenderá a sessão se constatar comportamento prejudicial ao decoro acadêmico.

CONVITE

A mensagem que consta no convite deve transmitir o que é o evento. O convite deve trazer todos os elementos informativos que o receptor espera, para participar de tal cerimônia, como: data, horário, local (cidade/estado), endereço, quem convida, confirmação de presença, traje e a nominação das autoridades acadêmicas.
A responsabilidade pela confecção e impressão do convite é dos formandos. O modelo do convite fica a critério da comissão de formatura, devendo, porém, ser revisado pela instituição. O convite deverá conter no mínimo a seguinte estrutura: identificação da instituição; nome das autoridades da instituição; nome do patrono; nome do paraninfo; corpo docente do curso (nome dos professores); colaboradores homenageados; nome de turma - se houver; nome de todos os formandos; nome do requerente do grau; nome do juramentista; nome do orador e outras informações que julgarem necessárias. Os nomes deverão ser completos e sem abreviações.

CONTRATAÇÃO DE EMPRESAS

Qualquer empresa poderá ser contratada para a organização do evento. O contrato que porventura seja firmado entre Comissões de Formatura e Empresa, é de inteira responsabilidade de ambas as partes. Porém, procure contratar uma empresa que tenha ética profissional e que tenha como princípio realizar um belo espetáculo que supere as expectativas dos formandos e convidados. Por isso, sugere-se que as Comissões de Formatura procurem verificar os eventos já realizados pelas empresas; se possível coletar informações junto a pessoas que já contrataram a prestação de serviços da empresa; analisar detalhadamente o contrato antes de assiná-lo e buscar referências com profissionais da área.

Parte integrante do Manual de Formatura

elaborado por Jean Martins