Você formando já conhece o processo para se organizar uma?
Amigo Formando!
Quando se está em uma cadeira estudantil, a gente logo pensa em se formar e conquistar um espaço no mercado de trabalho; mas é claro que estas conquistas são projetos onde há muito planejamento e muita dedicação para tal objetivo.
Da mesma forma, é um evento ou sua própria formatura; ele deve ser idealizado e muito bem planejado, para que as expectativas de vocês e de seus convidados sejam superadas, e que o momento especial fique eternamente guardado no coração de todos.
Antes de pensar em formatura, você deve entender em como inicia o processo de sua formatura, para se chegar a solenidade de outorga do grau. É ideal que você faça parte de sua comissão de formatura ou possa contribuir com a comissão em informações e dicas que você tenha conhecimento; é claro de forma legal e transparente.
A partir de agora iremos tratar sobre este assunto em quatro fases - concepção | pré-evento | evento | pós-evento.
CONCEPÇÃO
A turma quando pensa em formatura, logo fala em constituir a comissão de formatura, mas lembre-se o ideal é que a comissão seja escolhida em votação em que todos da turma participem, de forma secreta ou não. A partir da escolha dos membros que irão representar a turma, se dará o início do processo de formatura. Após a escolha, deve-se elaborar o Estatuto de Formatura a qual regulamentará todas as ações da comissão de formatura e de seus cargos (presidente, vice-presidente, secretário, vice-secretário, tesoureiro 1, tesoureiro 2 e conselheiros), bem como as obrigações e deveres de todos os alunos da turma e da própria comissão. É importante que o estatuto seja registrado em cartório para dar legitimidade ao documento e às decisões tomadas em assembléia.
Portanto, após a eleição para comissão de formatura, definição de cargos e funções, e elaboração do estatuto, deve-se a cada reunião realizada seja para definir algo ou até mesmo dar algum comunicado, redigir a ata que deve ser assinada pelos presentes (compre um livro ata e faça deste o livro de registros de tudo que se fala e que se decide). Inclusive registre a forma que foi feita a eleição e até mesmo como foi escolhido os cargos e sua funções. Com o livro ata em mãos e com os registros de tudo o que foi tratado em cada reunião, ninguém poderá dizer que não sabia ou que ninguém o informou.
Com essas definições já estabelecidas, procure o departamento de sua unidade educacional que é responsável por formaturas; é ele que dará suporte em questões relacionadas a instituição, assim como data ou período específico para o ato, protocolo a ser seguido entre outras informações pertinentes a instituição e a colação de grau.
Com essa fase inicial já bem definida (comissão de formatura estabelecida, estatuto elaborado e o conhecimento da importância da ata em cada reunião), vamos dar sequência em como escolher as empresas que farão parte de seu evento.
PRÉ-EVENTO
No primeiro momento, procure saber quais as empresas organizadoras atuam em sua cidade ou região, você depende dessa pesquisa para melhor escolher a empresa que irá organizar seu evento. É importante que a comissão de formatura, após a pesquisa do nome das empresas, procure visitar os eventos organizados por ela ou até mesmo conversar com comissões de formatura que contrataram os serviços dela para obter detalhes de como procede a tal empresa pesquisada. Procure verificar se a empresa é realmente constituída e qual sua credibilidade no mercado. Se atente a esse detalhe, muitos falam mal da empresa sem ao menos saber o que gerou o problema que ela comenta. É mais fácil falar da empresa que não está para se defender do que assumir seus prórpios erros. Por isso a importância da procedência da informação.
Lembro, que a empresa escolhida lhe acompanhará até o dia de sua formatura. Por isso faça a melhor escolha, e esta escolha cabe a comissão de formatura e a turma tomar. Essa decisão não é nem da instituição em que vocês estudam e nem mesmo dos seus professores, isso cabe a comissão; pois quem vai pagar toda a conta é vocês formandos, salvo é claro quando a instituição estabelece, data, hora, local, empresa e os outros serviços, e neste caso se a instituição de ensino for arcar com as despesas; caso contrário a decisão da empresa a organizar cabe aos formandos.
Feito isso, é importante e se faz necessário que você saiba que formatura é um evento, e ele é composto de serviços em que estão envolvidos outras empresas terceirizadas e muitos profissionais em cada área específica. Mas que também merece um cuidado especial na hora da contratação. Muitas vezes as empresas buscam inserir em seu orçamento todos os serviços que compõem o evento, mas a comissão pode optar em contratar separadamente ou permanecer como está, inclusive solicite os orçamentos com detalhes no que vocês estarão pagando. Um exemplo: a comissão pode contratar a banda que vai tocar em seu baile, locar as becas em empresas especializadas, fazer os convites em empresas próprias para este serviço ou até mesmo contratar o mestre de cerimônia que desejar entre outros serviços. Não deixe que empresas tornem o orçamento rígido e sim que você cliente possa optar pela flexibilidade, caso deseje.
Se você já chegou até aqui, e definiu membros da comissão, elaborou estatuto e constantemente registra em ata as reuniões e comunicados à turma, procurou a unidade de ensino para verificar sobre os procedimentos protocolares da solenidade, definiu o dia/mês/ano do evento e fez sua melhor escolha na empresa organizadora; você deve definir prazos. Como assim? Com a data já definida para o evento, você deve elaborar um cronograma para rigorosamente seguir, se enquadrando no tempo de seus estudos - 2, 3 ou 4 anos, assim como: se o curso é de 2 anos = 4 semestres, e antecedendo a data da formatura, 30 dias no mínimo os convites devem estar na mão de todos os alunos; no 3º semestre deve ser definido a empresa responsável pelos convites, para que antes do término do mesmo semestre seja tirada as fotos do convite (lembro, mesmo os que não forem realizar a colação por quaisquer motivos pessoais, é importante que também esteja nas fotos, até porque depois de ele mesmo se vê na elaboração do convite, acaba sendo motivador para que ele possa mudar de idéia), nessa fase é importante que além dos comunicados e informações sobre o evento, esteja claro para todos os formandos qual o traje do baile que os convidados poderão trajar, este é um dos itens que mais problema dá, caso a comissão não deixe claro para turma - até porque o traje também deve estar definido para inserção no convite do baile, e o que a comissão estabelecer a empresa acatará, por isso deixem claro para todos; no 2º semestre deve ser definido o local, banda e demais serviços e os detalhes do evento, bem como arrecadação de diversos tipos para fins de ajudar na formatura (rifas em datas especiais, eventos etc.). É bacana também, realizar confraternizações entre a turma, como festas, churrascos entre outros, e convidar a empresa organizadora para realizar a cobertura com fotos e vídeo, para a montagem do clip da turma (é claro se a cobertura de evento estiver incluso no contrato de prestação de serviço).
Ao contratar todos os serviços e estar com o livro ata em dia com todas as anotações, arquive todos os contratos que vier a assinar (organização, decoração, banda, convite, beca, mestre de cerimônia, ambulância, segurança etc.) e até mesmo as cópias de taxas e álvaras dos órgãos competentes, bem como cópia da guia do ECAD (Direito Autoral). É importante que os formandos estejam cientes do que estão pagando, até mesmo porque o valor total do evento está sendo pago pela turma toda (em parcelas definida pela comissão e acordado pelos demais alunos) e para que o sonhado e planejado dia de muito esforço e dedicação de todos, esteja sendo transformado em um evento imensurável pela importância, beleza e emoção.
Portanto, não deixe para tomar decisões no último semestre, deixe este somente para ajustes; lembre-se que ao término do curso vem o trabalho final em que todos tem seu desgaste pessoal, então o quanto antes escolher e melhor decidir se alinhando as necessidades e possibilidades da turma e dentro de seu cronograma, mais belo ficará o evento e menor será o estress próximo dele. Todo esforço valerá a pena!
EVENTO
Após o ensaio descontraído quatro dias antes, é chegado o grande dia; dia em que a ansiedade toma conta de todos envolvidos direta ou indiretamente, mas que é um momento que ficará marcado na história de vida de cada um. Nesse dia os formandos devem chegar ao local do evento 2 (duas) horas antecedendo o horário oficial, para ajustes finais na beca, assinatura de ata da instituição, fotos, conferência de nomes e presenças, entre outros detalhes.
É importante que na colação todos os formandos estejam de calça preta, camiseta básica de preferência preta e sapato preto, para que não tenha contraste por baixo da beca. As mulheres devem fazer um penteado simples para que não atrapalhe na utilização do capelo, sendo que após a outorga do grau o capelo permanecerá na cabeça até o término da colação.
Este dia estará repleto de amigos, familiares e muita emoção, por isso você será o centro das atenções e faça desse momento, um momento único e mágico; no momento em que seu nome for anunciado, num passe de mágica passará em sua mente todos os momentos bons e ruins de seu período escolar, mas saberá o quanto tudo valeu a pena. Quem já se formou algum dia, conhece este sentimento e com certeza tem muita saudade deste grande dia!
É seu dia, celebre, comemore e estravasse em seu baile de formatura, é apenas o fechamento de um ciclo em sua vida. Muitos ainda virão e todos devem ser aproveitados com a mesma energia e intensidade.
PÓS-EVENTO
Nesta fase após a realização do seu grande dia, procure além de arquivar os documentos relativos a contratação das empresas, procure também agradecer se julgar importante a empresa, e a todos os alunos da turma que de alguma forma contribuíram para a conquista pessoal da turma; e também procure à instituição de ensino para requerer deu diploma, ao contrário do que muitos pensam o que é entregue no ato da colação é um certificado que o formando colou grau naquele dia, e que temporariamente é aceito para alguns fins até o diploma oficial ser emitido. Em algumas instituições (verifique o procedimento em sua instituição) é necessário que o aluno vá pessoalmente requerer o diploma, e que alguns casos demora meses até estar pronto, isso acontece porque no caso de faculdades é necessário enviar os diplomas à Universidades para registro do mesmo.
Espero que eu tenha contribuído para melhor planejar sua formatura.
O planejamento e a comunicação transparente entre todos os envolvidos com sua formatura, fará do evento um belíssimo e tranquilo espetáculo. Boa sorte!
Mais dicas você também encontra em:
http://nucleodeeventosjoinville.blogspot.com/2010/04/dicas-para-sua-formatura.html
www.centerdesign.com.br
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Assessoria | Cerimonial
JEAN DA SILVA MARTINS
Tecnólogo em Eventos
CRA/SC Nº 6-00116
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